پروپوزال چیست؟ نحوه برنامه ریزی و نوشتن پروپوزال چگونه است؟
پروپوزال معمولاً ابزاری است که برای ترغیب مشتری به خرید کالایی یا دریافت بودجه و حمایت از یک پروژه یا برنامه جدید طراحی شده است.
پروپوزال ها در اکثر صنایع از شرکت‌های آمریکایی گرفته تا دانشگاهها به اشکال مختلف ارائه می‌شود. پروپوزال های غیررسمی و رسمی و همچنین پروپوزال های خواسته شده و ناخواسته وجود دارد. مهم نیست که از چه نوعی باشد ، معمولاً یک پروپوزال برای آگاهی خواننده از یک مشکل یا نیاز ، ارائه یک راه‌حل و ارائه یک نمای کلی از چگونگی کارکرد راه‌حل پیشنهادی و هزینه آن است.
پیشنهادهای غیررسمی می‌توانند کاملا مختصر و به‌عنوان پیگیری جلسه کاری یا کارمندان استفاده شود. آن‌ها معمولاً آنچه را که در این جلسه آموخته یا کشف شده است ، تکرار می‌کنند و یک مرور کلی در مورد قیمت گذاری یا طرح کلی راه‌حل را ذکر می‌کنند.
پروپوزال های رسمی معمولاً شامل نامه‌های تحریریه ، تحقیقات و اعداد یا نمودارها ، جزئیات کلی مراحل اصلی ، برنامه‌ها ، وظایف سازمانی و تفکیک هزینه تمام اجزا است. آن‌ها همچنین معمولاً توصیفی از خدمات شرکت پیشنهاد دهنده یا شخص ، یک رزومه ، فهرستی از پروژه های گذشته و هر چیز دیگری را که بتواند صلاحیت ها را اثبات کند ، دارند. یک پروپوزال درخواست شده معمولاً پاسخ به درخواست پیشنهاد (RFP) است. خواه شرکتی باشد که به خدماتی نیاز دارد یا دپارتمانی که برنامه جدیدی اضافه می‌کند ، این نوع درخواست ها معمولاً معمول هستند و برای ارائه پروپوزال یا ارائه ایده برای پروژه به یک سند مکتوب نیاز دارند.
آن‌ها معمولاً با اطلاعات مربوط به قیمت گذاری ، توصیف خاصی از راه‌حل ، برنامه ای مشخص از چگونگی دستیابی به آن و آنچه که آن را به بهترین راه‌حل تبدیل می‌کند ، به مشکل شناسایی شده یا مشخصات مشتری درخواست می‌کنند. این نوع پروپوزال ها به‌طور کلی باید رقابتی باشد ، زیرا مقاله های زیادی ارائه می‌شود که راه‌حل های مختلفی ارائه می‌دهد. پروپوزال ها ناخواسته معمولاً برای ترسیم علاقه مشتری بالقوه با طرح خدمات یا محصول یک شرکت استفاده می‌شود. همچنین ، آن‌ها می‌توانند به‌عنوان نوعی معرفی ، یا راهی برای قرار گرفتن در مقابل مشتری احتمالی مورد استفاده قرار گیرند. آن‌ها معمولاً فاقد جزئیات زیادی هستند ، زیرا غالباً با آگاهی اندک از نیازها یا مشکلات خاص مشتری تکمیل می‌شوند.
نوشتن یک پروپوزال معمولاً یک گام اساسی در بیشتر فرایندهای تجاری است. این به‌طور معمول از یک قالب مشترک همراه‌با مقدمه ای که مشروح آن را توضیح می‌دهد ، یک قسمت بدن که جزئیات راه‌حل را بیان می‌کند ، و یک نتیجه‌گیری که بر مزایا و مراحل بعدی تأکید می‌کند ، پیروی می‌کند. انواع رسمی تر به‌طور معمول دارای نامه‌های الحاقی است و بخش‌های میانی را به‌صورت بخش کار ، بودجه کامل دقیق ، گردش کار و برنامه‌ها و همچنین تحقیقاتی با تجزیه و تحلیل هزینه ، روش و ارزیابی فرایند تقسیم می‌کند.
نحوه برنامه‌ریزی پروپوزال
1. مخاطبان خود را تعریف کنید
قبل از شروع نوشتن باید اطمینان حاصل کنید که به مخاطبان خود و آنچه ممکن است آن‌ها قبلاً درباره موضوع شما می‌دانند یا نمی دانند فکر کنید. این به شما کمک می‌کند تا ایده‌های خود را متمرکز کنید و آن‌ها را به موثرترین شکل ارائه دهید. ایده خوبی است که تصور کنید خوانندگان شما مشغول شلوغی ، مشغول خواندن (یا حتی لاغر کردن) در یک هجوم هستند و تمایل ندارند که ایده‌های شما را مورد توجه خاص قرار دهند. کارآیی و اقناع کلیدی خواهد بود.
چه کسی پروپوزال شما را می خواند؟ آن‌ها چه میزان از آشنایی با موضوع شما را دارند؟ چه چیزی ممکن است برای تعریف یا دادن اطلاعات اضافی در مورد زمینه لازم باشد؟
می‌خواهید مخاطبانتان از پروپوزال شما چه چیزی بگیرند؟ چه چیزهایی لازم دارید که به خوانندگان خود بدهید تا آن‌ها بتوانند تصمیمی را که شما می‌خواهید بگیرند بگیرند؟
لحن خود را اصلاح کنید تا انتظارات و خواسته های مخاطب خود را برآورده کنید. آن‌ها چه می‌خواهند بشنوند؟ موثرترین راه دستیابی به آن‌ها چیست؟ چگونه می‌توانید به آن‌ها کمک کنید آنچه را که می‌خواهید بگویید درک کنند؟
۲. مسئله خود را تعریف کنید
برای شما روشن است که مسئله چیست ، اما آیا این برای خواننده شما نیز روشن است؟ همچنین ، آیا خواننده شما معتقد است که شما واقعاً می دانید در مورد چه چیزی صحبت می‌کنید؟ می‌توانید با استفاده از شواهد و توضیحات در کل پیشنهاد ، از اخلاق یا نوشتن شخصیت خود حمایت کنید و از عقاید خود پشتیبان تهیه کنید. با تنظیم صحیح مسئله خود ، خواننده را متقاعد می‌کنید که فرد مناسبی برای مراقبت از آن هستید. وقتی این قسمت را برنامه‌ریزی می‌کنید به موارد زیر فکر کنید:
- این مسئله در چه وضعیتی قرار دارد؟
- دلایل این امر چیست؟
- آیا مطمئن هستیم که دلایل واقعی آن ، و دیگران نیست؟ چگونه از آن اطمینان داریم؟
- آیا کسی قبلاً سعی کرده است با این مسئله مقابله کند؟
- اگر بله: آیا جواب داده است؟ چرا؟
- اگر نه: چرا که نه؟
نکته: از خلاصه خود استفاده کنید تا نشان دهید تحقیق عمیقی برای ارزیابی و درک مسئله انجام داده اید. فقط اطلاعات مربوط به موضوع خود را وارد کنید و از نوشتن خلاصه ای که برای هر کس در این زمینه واضح است ، خودداری کنید.
۳. راه‌حل خود را تعریف کنید
این باید ساده و قابل فهم باشد. به محض تنظیم مسئله ای که به آن می پردازید ، چگونه می‌خواهید آن را حل کنید؟ آن را تا حد ممکن باریک (و قابل انجام) کنید.
پیشنهاد شما باید مشکلی را تعریف کند و راه حلی ارائه دهد که خوانندگان بی‌علاقه و بدبین را متقاعد به حمایت از آن کند. مخاطبان شما ممکن است آسانترین جمعیت برای جلب نظر شما نباشند. آیا راه حلی که ارائه می دهید منطقی و عملی است؟ جدول زمانی برای اجرای شما چیست؟
به راه‌حل خود از نظر اهداف فکر کنید. هدف اصلی شما هدفی است که کاملاً باید با پروژه خود به آن برسید. اهداف ثانویه اهداف دیگری هستند که امیدوارید پروژه شما به آن‌ها برسد.
یک روش مفید دیگر برای فکر کردن در مورد راه‌حل خود از نظر “نتایج” و “قابل تحویل” است. نتایج نتایج کمی قابل دستیابی از اهداف شما هستند. به‌عنوان مثال ، اگر پیشنهاد شما برای یک پروژه تجاری است و هدف شما “افزایش سود” است ، یک نتیجه می‌تواند “افزایش 100000 دلار سود” باشد. تحویل پذیر محصولات یا خدماتی هستند که شما با پروژه خود تحویل خواهید داد. به‌عنوان مثال ، یک پروپوزال برای یک پروژه علمی می‌تواند یک واکسن یا داروی جدید را “تحویل” دهد. خوانندگان پروپوزال ها به‌دنبال نتایج و موارد قابل ارائه هستند ، زیرا آن‌ها روش‌های ساده‌ای برای تعیین ارزش “پروژه” هستند.
۴. عناصر سبک را در ذهن داشته باشید
بسته به پروپوزال شما و افرادی که آن را مطالعه می‌کنند ، باید متناسب با سبک خاصی متناسب با مقاله خود تهیه کنید. چه انتظاری دارند؟ آیا آن‌ها به مشکل شما علاقه‌مند هستند؟
چگونه می‌خواهید اقناع کنید؟ پیشنهادهای متقاعد کننده می‌تواند از جذابیت های احساسی استفاده کند ، اما همیشه باید به‌عنوان بستر بحث به واقعیت ها اعتماد کرد. به‌عنوان مثال ، یک پروپوزال برای شروع یک برنامه حفاظت از پاندا می‌تواند ذکر کند که برای کودکان نسل آینده بسیار ناراحت کننده است که دیگر هرگز پاندا را نبینند ، اما نباید در اینجا متوقف شود. لازم است استدلال خود را بر اساس واقعیات و راه حلهای قانع‌کننده بودن پیشنهاد قرار دهد.
از نوشتن به اصطلاحات اصطلاحی و استفاده از اختصارات مبهم یا زبان پیچیده و بی جهت خودداری کنید. در عوض ، تا جایی که ممکن است به زبان ساده و مستقیم بنویسید.
به‌عنوان مثال ، به‌جای اینکه بگویید “اصلاح عدم تعادل در محل کار” ، می‌توانید به‌راحتی بنویسید ، “کارمندان را آزاد کنید”.
۵. یک طرح کلی ایجاد کنید
این بخشی از پروپوزال نهایی نخواهد بود ، اما به شما کمک می‌کند افکار خود را سازماندهی کنید. قبل از شروع اطمینان حاصل کنید که تمام جزئیات مربوطه را می دانید.
طرح کلی شما باید از مشکل شما ، راه‌حل شما ، چگونگی حل آن ، چرا بهترین راه‌حل شما و یک نتیجه‌گیری باشد. اگر در حال نوشتن یک پروپوزال اجرایی هستید ، باید مواردی مانند تجزیه و تحلیل بودجه و جزئیات سازمانی را در آن بگنجانید.
نحوه نوشتن پروپوزال
1. با مقدمه ای محکم شروع کنید
این باید با قلاب شروع شود. در حالت ایده‌آل ، شما می‌خواهید خوانندگان خود را از نقطه یک گریبانگیر شوند. پیشنهاد خود را تا حد ممکن هدفمند و مفید مطرح کنید. برای جلب خوانندگان خود در منطقه ، از برخی اطلاعات پیش زمینه استفاده کنید. سپس هدف از پیشنهاد خود را بیان کنید.
اگر واقعیتهای آشکاری دارید که روشن می‌کند چرا باید بلافاصله به این مسئله پرداخته و رسیدگی شود ، این شرط مطمئنی است که می‌توانید با آن شروع کنید. هرچه هست ، اطمینان حاصل کنید که شروع می‌کنید یک واقعیت است و یک نظر نیست.
۲. مشکل را ذکر کنید
بعد از معرفی ، به بدن ، گوشت کار خود وارد می شوید. در اینجا جایی است که باید مشکل خود را بیان کنید. اگر خوانندگان شما اطلاعات زیادی درباره شرایط ندارند ، آن‌ها را پر کنید. این را به‌عنوان بخش “وضعیت امور” پروپوزال خود در نظر بگیرید. مشکل چیه؟ چه چیز باعث این مشکل شده؟ این مشکل چه تأثیراتی دارد؟
تأکید کنید که چرا مشکل شما باید حل شود و اکنون باید حل شود. اگر تنها بماند چه تأثیری بر مخاطبان شما خواهد داشت؟ اطمینان حاصل کنید که به همه سوالات پاسخ دهید و آن‌ها را با تحقیق و حقایق پوشش دهید. آزادانه از منابع معتبر استفاده کنید.
نکته: موضوع را تا جایی که می‌توانید برای مخاطبان مرتبط کنید. تا جایی که می‌توانید مستقیماً آن را به علاقه یا هدفشان گره بزنید. این مورد را مخصوص آن‌ها قرار دهید و از اتكا صرف به جذابیت عام یا ارزشها خودداری كنید.
۳. راه‌حل هایی را پیشنهاد دهید
مسلماً این مهم‌ترین قسمت پیشنهاد شما است. بخش راه‌حل ها این است که شما چگونه می‌توانید با این مسئله رو‌به‌رو شوید ، چرا این کار را انجام می دهید و نتایج آن چیست. برای اطمینان از اینکه شما یک پیشنهاد قانع‌کننده دارید ، به موارد زیر فکر کنید:
- درباره تأثیر بزرگتر ایده‌های خود بحث کنید. ایده هایی که به نظر می‌رسد کاربرد محدودی دارند ، به اندازه ایده هایی که می‌توانند تأثیرات گسترده ای داشته باشند باعث ایجاد شور و شوق در خوانندگان نمی‌شوند. مثال: “دانش بیشتر در مورد رفتار ماهی تن می‌تواند به ما اجازه دهد تا یک استراتژی مدیریت جامع تری ایجاد کرده و از کنسرو ماهی تن برای نسل های آینده اطمینان حاصل کنیم.”
- پرداختن به دلیل انجام کاری بسیار مهم است به همان اندازه که بیان کنید چه کاری انجام خواهید داد. فرض کنید خوانندگان شما تردید دارند و ایده‌های شما را به ارزش واقعی قبول نمی کنند. اگر شما قصد دارید یک مطالعه صید و رهاسازی روی 2000 تن ماهی وحشی انجام دهید ، چرا؟ چرا این بهتر از چیز دیگری است؟ اگر گران‌تر از گزینه دیگری است ، چرا نمی توانید از گزینه ارزان‌تر استفاده کنید؟ پیش‌بینی و پرداختن به این سوالات نشان می‌دهد که شما ایده خود را از همه جنبه ها در نظر گرفته اید.
- خوانندگان شما باید مقاله شما را مطمئن بگذارند که می‌توانید مشکل را به‌طور مؤثر حل کنید. به معنای واقعی کلمه هر آنچه می نویسید یا باید به مشکل بپردازد یا به حل آن بپردازد. درباره پروپوزال خود به‌طور گسترده تحقیق کنید. هرچه مثال ها و حقایق بیشتری بتوانید به مخاطبان خود ارائه دهید ، بهتر است – بسیار قانع‌کننده تر خواهد بود. از نظرات خود بپرهیزید و به تحقیقات سخت دیگران اعتماد کنید.
- اگر پروپوزال شما اثبات نمی‌کند که راه‌حل شما جواب می‌دهد ، یک راه‌حل مناسب نیست. اگر راه‌حل شما عملی نیست ، آنرا مخلوط کنید. به نتایج راه‌حل خود نیز فکر کنید. در صورت امکان آن را از قبل آزمایش کنید و در صورت نیاز در راه‌حل خود تجدید نظر کنید.
۴. برنامه و بودجه را در آن بگنجانید
پروپوزال شما نشان‌دهنده یک سرمایه‌گذاری است. برای اینکه خوانندگان خود را متقاعد کنید که سرمایه‌گذاری خوبی دارید ، هرچه بیشتر اطلاعات دقیق و دقیق درباره جدول زمانی و بودجه خود ارائه دهید.
از چه زمانی پروژه را تصور می‌کنید؟ با چه سرعتی پیشرفت خواهد کرد؟ چگونه هر مرحله روی مرحله دیگر بنا می‌شود؟ آیا می‌توان کارهای خاصی را هم‌زمان انجام داد؟ دقت هرچه بیشتر به خوانندگانتان اطمینان می‌دهد که تکالیف خود را انجام داده اید و هزینه آن‌ها را هدر نمی دهید.
مطمئن شوید که پروپوزال شما از نظر مالی منطقی است. اگر ایده ای را به یک شرکت یا شخص پیشنهاد می‌کنید ، بودجه وی را در نظر بگیرید. اگر آن‌ها توانایی خرید پیشنهاد شما را ندارند ، پیشنهاد مناسبی نیست. اگر متناسب با بودجه آنهاست ، حتماً دلیل اینکه ارزش وقت و هزینه آن‌ها را دارد نیز ذکر کنید.
نکته: از اهداف مبهم یا غیر مرتبط فاصله بگیرید! جزئیات ، مسئولیتها و تعهدات زمانی خاص را برای بخشها و کارمندان جداگانه درج کنید.
۵. با یک نتیجه‌گیری جمع کنید
این باید مقدمه شما باشد ، و به‌طور خلاصه پیام کلی شما را جمع بندی کند. اگر عواقبی در عدم انجام پروپوزال شما به وجود آمد ، به آن‌ها رسیدگی کنید. مزایای پروپوزال خود را خلاصه کنید و به خانه منتقل کنید که منافع آن بیشتر از هزینه ها است. مخاطبان خود را به فکر فرو ببرید. و مثل همیشه از آن‌ها به خاطر توجه و وقتشان تشکر کنید.
اگر محتوای اضافی دارید که دقیقاً متناسب با پروپوزال شما نیست ، ممکن است بخواهید پیوست اضافه کنید. اما بدانید که اگر کاغذ شما خیلی حجیم باشد ، ممکن است مردم را بترساند. اگر شک دارید آن را کنار بگذارید.
اگر دو یا چند ضمیمه به پیشنهاد خود ضمیمه کرده‌اید ، آن‌ها را با حرف A ، B و غیره بنویسید ، این می‌تواند در صورت داشتن برگه های داده ، چاپ مجدد مقاله ها ، یا نامه‌های تأیید و موارد مشابه مورد استفاده قرار گیرد.
۶. کار خود را ویرایش کنید
در نوشتن ، ویرایش و طراحی پروپوزال دقیق باشید. در صورت لزوم برای شفاف‌سازی و وضوح آن تجدید نظر کنید ، از دیگران بخواهید که آن را نقد و ویرایش کنند و از جذابیت و جذاب بودن ارائه و همچنین سازماندهی و مفید بودن آن اطمینان حاصل کنید.
یک مجموعه چشم دیگر (یا دو چشم) بخواهید که کارهایتان را بخوانند. آن‌ها می‌توانند مواردی را که ذهن شما نسبت به آن‌ها کور شده است برجسته کنند. ممکن است مواردی وجود داشته باشد که شما به‌طور کامل به آن‌ها نپرداخته باشید یا سوالاتی را که به‌صورت پایان باز ترک کرده‌اید داشته باشید.
اصطلاحات اصطلاحات و کلیشه ها را از بین ببرید! اینها تنبل به نظر می رسند و می‌توانند مانع درک شما شوند. وقتی یک کلمه کوتاه به همین خوبی عمل می‌کند از یک کلمه طولانی استفاده نکنید.
تا جای ممکن از صدای منفعل خودداری کنید. صدای منفعل از اشکال فعل “بودن” استفاده می‌کند و می‌تواند معنای شما را مبهم کند. این دو جمله را مقایسه کنید: “پنجره توسط زامبی شکست” و “زامبی پنجره را شکست”. در اولی ، شما نمی دانید چه کسی پنجره را شکست: آیا آن زامبی بود؟ یا اینکه پنجره توسط زامبی بوده و اتفاقاً شکسته شده است؟ در مرحله دوم ، شما دقیقاً می دانید چه کسی شکستن را انجام داده و چرا مهم است.
از زبان مستقیم و قوی استفاده کنید و از درهم ریختن پیشنهاد خود با واژه ها و اصطلاحات اضافی خودداری کنید. به‌عنوان مثال ، به‌جای استفاده از عباراتی مانند “من معتقدم که …” یا “این راه‌حل ممکن است کمک کند …” ، بگویید ، “طرح پیشنهادی میزان فقر را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد”
۷. کار خود را تصحیح کنید
ویرایش بر این است که محتوا را به همان اندازه واضح و واضح تهیه کنید. تصحیح مطلب اطمینان حاصل می‌کند که محتوای شما بدون اشتباه است. برای یافتن هرگونه خطای املایی ، گرامری یا علائم نگارشی ، با دقت از پیشنهاد خود عبور کنید.
هرگونه خطا در پایان شما باعث می‌شود تا کمتر تحصیل کرده و دارای اعتبار کمتری باشید و احتمال تأیید شدن شما را کاهش می‌دهد.
اطمینان حاصل کنید که قالب بندی شما با هر آنچه دستورالعمل ها لازم دارد مطابقت داشته باشد.